如何更有效率善用 Gmail 信箱 新介面的五個心得與方法
[url=http://lh4.ggpht.com/-rCJEW_jRYoY/TrD4kPxneFI/AAAAAAAANIA/FGAanC5gX5c/s1600-h/gmail%252520new%252520design-02%25255B3%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-2cApwpw4CbE/TrD4lVzhavI/AAAAAAAANII/YnEktO6NaA4/gmail%252520new%252520design-02_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]上圖是我的Gmail切換到新介面後，首頁看起來的樣子，簡單、清楚，重要郵件一目瞭然，完全沒有多餘的干擾，聚焦在等待處理的郵件上，也能快速切換到需要的分類資料夾，並且空白明晰的版面有著「處理完郵件」的成就感。
但是，我的收件匣裡只有一封郵件？[b]是的，但應該說我目前只有一封「重要的」郵件「尚未處理完畢」。[/b]
「[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/01/10.html][摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧[/url]」是我一直堅持的郵件處理原則，它可以讓你最有效率的把當天應該處理的郵件快速處理完畢，不會日積月累的拖踏，[b]而且這個使用方式和[color=#ff0000]新版Gmail介面[/color]可以說是天作之合：[/b]Gmail擁有良好的自動過濾分類、待辦處理清單，以及具有學習能力的重要郵件辨識，和許多適合群組合作的協同功能，再加上今天上線的簡潔、彈性介面與新功能：
[indent] 讓Gmail可以幫助我們最有效的聚焦在最重要的郵件之上。
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[*]Gmail：[url=https://mail.google.com/]https://mail.google.com/[/url]
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[*][b][color=#ff0000]Gmail相關教學：[/color][/b]
[*][url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/04/gmail-10.html]我愛上使用 Gmail 的10個理由[/url]
[*][url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/01/gmail-tasks.html]如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享[/url]
[*][url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/01/gmail.html]如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中？我的心得分享[/url]
[*][url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/02/gmail.html]在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率[/url]
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下面我會結合從Gmail的新介面、新功能與舊功能，分享我自己最推薦的使用方法與心得。
總結來說共有「彈性」、「重點」、「聚焦」、「快速」與「合作」五個層面，這次Gmail帶來的主要改變是「彈性」的新介面以及在「快速搜尋」、「對話合作」上的功能增強，而有彈性的新介面正好能夠讓原本的重點、聚焦、快速與合作特色更加的突顯出來。
[indent] [b]附註：若是覺得中文版介面字體放大後很醜，可以選擇英文版的小字體介面。 [/b]
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[b]一、簡潔彈性：[/b] 進入Gmail，可以在整個畫面右下方看到一個「切換至新版介面」的提示按鈕，點擊後就能立刻把自己的Gmail切換到新版風格。
Gmail新介面其實可以用兩句話解釋清楚：
[indent] 除了統一走向Google+系列配色風格外，就是新版介面很「軟」。
[/indent] [url=http://lh3.ggpht.com/-JNuGNHV_Gs4/TrD4mAaeBgI/AAAAAAAANIQ/CkEvXWVNJx4/s1600-h/gmail%252520new%252520design-01%25255B3%25255D.png][img]http://lh6.ggpht.com/-J233d7Srm5I/TrD4m1RuN-I/AAAAAAAANIU/nceZsHyzs0U/gmail%252520new%252520design-01_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
「軟」就代表了「彈性」，[b]「彈性」則代表了更容易讓整體適應你的「[color=#ff0000]個人獨特需求[/color]」。[/b]
在Gmail畫面內右上方的下拉選單中，可以透過【顯示密度】來調整空白處寬度與郵件清單的間距，我非常建議就是使用「標準」狀態，因為在足夠的空隔下，我們更容易看清楚每則重要郵件的標題內文，不會「看走眼」。
但是，前提是你要使用我下面繼續會介紹的過濾重要郵件方法。
[url=http://lh5.ggpht.com/-lFB5a5hr0p4/TrD4njLCjqI/AAAAAAAANIg/CgsJG-ebpEo/s1600-h/gmail%252520new%252520design-07%25255B3%25255D.png][img]http://lh4.ggpht.com/-hBI2OKgy088/TrD4o1UA7NI/AAAAAAAANIo/N9UkvaRdSRI/gmail%252520new%252520design-07_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
另外，當我們開啟不同大小的視窗，[b]使用不同大小的螢幕時，Gmail都會[color=#ff0000]自動調整版面大小位置[/color][/b]，完全依據畫面大小變化，讓你在小畫面中也能夠看到所有的功能按鈕，以及左方的重要郵件分類。
這就增加了任何畫面寬度下的使用效率。
[url=http://lh4.ggpht.com/-C2CoY7mcQFY/TrD4pR_uCMI/AAAAAAAANIw/IRIlCZ38UfI/s1600-h/gmail%252520new%252520design-14%25255B3%25255D.png][img]http://lh4.ggpht.com/-ifLqcg6W1UA/TrD4qpTZDJI/AAAAAAAANI0/xp3GRZ1QrMM/gmail%252520new%252520design-14_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
此外在新版介面左方的功能欄，這次可以讓我們自由的開啟、關閉GTalk即時通與各種功能列，[b]還可以[color=#ff0000]拖曳改變功能欄位大小[/color][/b]。這樣的作法有一個非常非常重要的優點，那就是讓左方上邊那些「重要郵件分類」完全不會被遮蔽，重要功能總是能第一時間看到並開啟。
上面這些Gmail新版介面的改變，同時也帶動了下面要介紹的許多舊功能（裡面也會包含部分這次新增功能）的強化。
[url=http://lh6.ggpht.com/-AKSAe5ZKSB4/TrD4reY8YpI/AAAAAAAANJA/1ik2sOwzBDI/s1600-h/gmail%252520new%252520design-15%25255B3%25255D.png][img]http://lh4.ggpht.com/--xrpEJ2BpoM/TrD4talu7WI/AAAAAAAANJI/uYHbJ6t8hbM/gmail%252520new%252520design-15_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
[b]二、抓住重點：[/b] Gmail是最能幫你抓住重點郵件，並且很關鍵的，聰明過濾掉不重要郵件的工具。
[b]我強烈的建議所有Gmail用戶都應該在收件匣選單裡開啟「[color=#ff0000]優先顯示重要郵件[/color]」的功能[/b]，啟動後，那些對你重要的郵件就會從浩瀚郵件海裡「自動挑選」出來，並優先顯示在開頭的「重要郵件」中（[u]就這樣！沒有任何需要設定之處[/u]）。
什麼是Gmail自動認定的重要郵件？例如來自你通訊錄名單的信件，某些單獨寄給你的信件，你曾經標示為重要的信件等等，這是一個具有主動學習機制的功能，常用你就會更加覺得它好用。
然後，每天你就不會被上百封郵件打敗，因為Gmail已經幫你挑出最重要的那10封信件了。
（參考：[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/01/gmail.html]如何讓你的重要郵件不要淹沒在Gmail信件海中？我的心得分享[/url]）
[url=http://lh3.ggpht.com/-uxUAhWlTCyw/TrD4tyk3uJI/AAAAAAAANJM/l7e5_doVML4/s1600-h/gmail%252520new%252520design-03%25255B3%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-QQ2Qj2kWwb4/TrD4ug4UAmI/AAAAAAAANJU/M8YqKAwzxHg/gmail%252520new%252520design-03_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
另外，[b]我們可以善用[color=#ff0000]Gmail的星號功能[/color]來標出重要的郵件，不過特別要提醒大家的是，千萬不要所有的星號都使用！！[/b]
請到後台設定中，選擇你最喜歡的2～4個星號即可，例如那4個星號可以分別代表「非常緊急」、「一般重要」、「狀態不明待確認」、「已經完成的存檔」，當然，代表的意義是你自己心裡去決定的，所以絕對不能多，多了你一定自己也搞不清楚星號的意義。
簡潔明確才能抓住重點（這呼應了前面Gmail新介面的特色），幫自己選幾個最有意義的星號標示，以後就更能快速辨認出這些郵件存檔。
[url=http://lh6.ggpht.com/-LZyZHyhUAJU/TrD4vAI17lI/AAAAAAAANJc/Bg78aF4sPgg/s1600-h/gmail%252520new%252520design-08%25255B3%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-S4DT8SLTLSs/TrD4v09nYyI/AAAAAAAANJo/zAEz4heWEQ0/gmail%252520new%252520design-08_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
Gmail的工作表，現在則要到左上方透過「郵件」清單裡開啟。
如果你不知道工作表可以幹嘛，[b]那麼我建議你把「[color=#ff0000]工作表[/color]」當做自己的待辦郵件處理清單[/b]，有些無法當下處理而要排程的郵件任務，就放入工作表中，這樣自己以後就能方便查找並依序完成。
（參考：[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/01/gmail-tasks.html]如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享[/url]）
[url=http://lh6.ggpht.com/-LIrho4yVdfs/TrD4xMQVivI/AAAAAAAANJw/9CZuAKbSMGk/s1600-h/gmail%252520new%252520design-09%25255B3%25255D.png][img]http://lh4.ggpht.com/-cl33EScZ0N0/TrD4xjNpiyI/AAAAAAAANJ4/xmtI6v3U0Hk/gmail%252520new%252520design-09_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
[b]三、優先聚焦：[/b] 搭配Gmail新版簡潔有彈性的介面，以及前述的重點郵件自動整理，現在我們可以更加的聚焦在真正需要處理的郵件上。
前面第一張圖可以看到我的收件匣裡只有一封重要郵件，但其實我另外一個專門存放Twitter通知的分類裡卻有1577封郵件，不過，我不會被這些郵件干擾，而能聚焦在真正重要的郵件之上，這就是Gmail可以幫我做到的。
Gmail中可以建立很多「標籤（郵件分類資料夾）」，然後左方的標籤清單是可以調整的，我們可以把重要的標籤顯示出來，把不重要的標籤暫時隱藏起來，[b]也就是永遠只需要[color=#ff0000]「先聚焦」在重要的郵件[/color]之上[/b]。
[url=http://lh3.ggpht.com/-pR9hPFMKsjw/TrD4ylQgmhI/AAAAAAAANJ8/UW7jrT4HHGQ/s1600-h/gmail%252520new%252520design-04%25255B3%25255D.png][img]http://lh4.ggpht.com/-VGezk0WRNvg/TrD4zXcqoLI/AAAAAAAANKE/7bnIKbRT3nY/gmail%252520new%252520design-04_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
我的Gmail中有無數的過濾條件，幾乎每一封進來的郵件都會自動分類到某個標籤，當然，這不是一下子就能做好的管理，而是我每一次看到新郵件時，就會幫他們做好篩選分類，[b][color=#ff0000]日積月累[/color][/b]，自然Gmail就能乾淨清爽。
你只要在郵件內文上方選擇【更多】，然後點擊【篩選這類的郵件】，就能立刻幫這個來信地址建立新的篩選條件。
[b]社群通知、網站通訊、電子日報全部都應該「自動過濾」移出「收件匣」，一開始就[color=#ff0000]不要讓他們出現在你的收件匣[/color]中[/b]，而是直接「封存」到特定分類裡，因為這些一定都是「次要」郵件，有時間你再去看看即可。
（參考：[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/02/gmail.html]在 Gmail 中自動篩選封存常態郵件，讓收件匣工作更有效率[/url]）
[url=http://lh4.ggpht.com/-Yfyhqxpk93A/TrD40anuoNI/AAAAAAAANKQ/77-n3tdHQj0/s1600-h/gmail%252520new%252520design-10%25255B2%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-1x62yojgyko/TrD41UKB9BI/AAAAAAAANKY/NH1lBLsWIzY/gmail%252520new%252520design-10_thumb.png[/img][/url]
更進一步的，當我處理完某一封工作郵件後，我一定在郵件上方「刪除」收件匣這個標籤（分類），也就是所謂的「封存」，[b]而這封郵件以後就不會出現在收件匣干擾我的視覺，但是可以[color=#ff0000]保留在它原本的工作分類[/color]中[/b]。
在Gmail裡，各種功能都讓你非常快速的可以完成上述聚焦過濾的動作。
[url=http://lh6.ggpht.com/-Kwp98IcNXzU/TrD42BqhMMI/AAAAAAAANKg/t5pPaTNtPj8/s1600-h/gmail%252520new%252520design-11%25255B3%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-HcInjKyoGXg/TrD42z4T9GI/AAAAAAAANKo/0lQVrHKg2tg/gmail%252520new%252520design-11_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
[b]四、快速：[/b] 這裡要講的快速有兩點，一點是「搜尋」，一點是「同步」。
在新版的Gmail介面中，搜尋功能更快速易用，除了像原本一樣可以直接搜尋關鍵字來找出任何郵件外，[b]現在還可以直接拉出[color=#ff0000]精確搜尋過濾選單[/color]，根據各項郵件欄目與日期來快速找出你需要的郵件[/b]。
當然，在數位工具裡要找出你想要的東西，「搜尋」是唯一應該使用的有效方法，千萬不要自己去資料夾裡像烏龜一樣翻找。
（參考：[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/03/blog-post.html]在數位化工作環境裡，與其翻找，不如關鍵字搜尋更有效率[/url]）
[url=http://lh4.ggpht.com/-Yci1zSd2x6M/TrD433f4b2I/AAAAAAAANKs/PY80xI-5T6Q/s1600-h/gmail%252520new%252520design-05%25255B3%25255D.png][img]http://lh5.ggpht.com/-FCPERsw3Lqc/TrD44s66XYI/AAAAAAAANK0/FfuLttcxmpg/gmail%252520new%252520design-05_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
另外一個快速指得是「同步」，這裡是說我自己使用[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/07/android-app-20.html]Android[/url]的經驗，基本上Gmail郵件、通訊錄都是立即與手機同步，把自己的聯絡人清單交給Gmail進行統一的管理與備份。
[b]而Android上的Gmail App請一定要開啟一個設定，就是「[color=#ff0000]只推播[/color]」重要郵件資料夾內的新信件[/b]，只有被標示為重要的郵件才會在手機上通知你，因此你不會接收到煩人的通知，但又能有效即時的掌握重點。
當然，就快速這點來說，新版Gmail介面使用上也變得更加快速順暢。
[b]五、合作：[/b] Gmail新版介面改進了原本的會話群組顯示方式，最大的優點，[b]就是現在縮合狀態的會話群組條目會顯示一行的「[color=#ff0000]內文預覽[/color]」[/b]，在類似即時通對話的介面中，我們可以快速看到每一次信件來往的第一句重點。
另外在會話群組中，也會顯示來往聯絡人的頭像，多人對話時這會非常有助於閱讀辨識。
這一點實際用起來非常有效果，尤其往來信件很多封以後，這種內文預覽模式閱讀上更加有效率。
[url=http://lh5.ggpht.com/-xGvu9T3nS70/TrD45KacsfI/AAAAAAAANK8/bWuYXoixl6Y/s1600-h/gmail%252520new%252520design-06%25255B3%25255D.png][img]http://lh5.ggpht.com/-UjIAGIryJmI/TrD45zlxMkI/AAAAAAAANLI/sATk121F2Hg/gmail%252520new%252520design-06_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
除了會話群組外，Gmail還有很多功能有助於你與通信者之間的合作。
例如在郵件內文畫面右方，[b]會顯示這位通信人的[color=#ff0000]相關狀態卡片[/color][/b]，例如他的電話、[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/07/google.html]Google+[/url]最新消息、最近往來郵件清單、最近協同合作的[url=http://playpcesor.blogspot.com/2010/04/google-docs.html]Google Docs[/url]等資訊，這非常有助於快速跳轉到其他合作資料上。
[url=http://lh3.ggpht.com/-0MC7auF0bqU/TrD47adZWBI/AAAAAAAANLM/4lGIMa7epxg/s1600-h/gmail%252520new%252520design-12%25255B3%25255D.png][img]http://lh6.ggpht.com/-_xlEsiSNxhY/TrD48DmdhtI/AAAAAAAANLU/3-dUce3y26w/gmail%252520new%252520design-12_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url]
另外Gmail撰寫郵件畫面中也有一個「邀請」功能，可以讓你寄送會議確認通知給對方（對方不一定要使用Gmail或[url=http://playpcesor.blogspot.com/2011/08/google-calendar.html]Google日曆[/url]），這也是很值得利用的合作功能。
[url=http://lh4.ggpht.com/-PaiOSzdsW1g/TrD49P8TVkI/AAAAAAAANLg/IoTOGmhqWAk/s1600-h/gmail%252520new%252520design-13%25255B3%25255D.png][img]http://lh3.ggpht.com/-Gl_J2Jq8o_0/TrD4-Jp2WrI/AAAAAAAANLo/zZk8vkJCIIk/gmail%252520new%252520design-13_thumb%25255B1%25255D.png[/img][/url] 感謝樓主熱情分享！
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